Was ist Zeitmanagement?

Unter Zeitmanagement versteht man die Planung und Strukturierung der eigenen zur Verfügung stehenden Zeit, um diese effektiver nutzen zu können und so ein Mehr an Zeit für wichtige Dinge zu schaffen. Dieses Mehr an Zeit kann zwar für neue Arbeiten verwendet werden, jedoch sollte die neu gewonnene freie Zeit auch für Erholung und Kraft tanken benutzt werden. Ein Motor, der ständig läuft, erhitzt sich und gibt bald den Geist auf. Zeitmanagement trägt auch dazu bei, sich auf die wirklich wichtigen Dinge im Leben zu konzentrieren. Die Zeit bewusst zu planen, um dann konzentriert die Arbeit zu verrichten, kann zu einem zufriedeneren Leben führen.

Wie kommen Sie nun zu mehr Zeit?
Zuerst einmal ist es hilfreich zu überdenken, ob Sie überhaupt mehr Zeit zur Verfügung haben wollen. In der heutigen Zeit ist es sozusagen en vogue, immer beschäftigt und gestresst zu sein. Wer Zeit hat, gilt als faul oder nicht wichtig genug. Viele Menschen können mit freier Zeit nichts anfangen, viel zu leicht kommt man ins Grübeln und Nachdenken, unschöne Erinnerungen tauchen auf, die Einsamkeit macht sich bemerkbar.

Sollten Sie sich jetzt nicht abschrecken haben lassen, dann ist es wichtig,

• eine Bestandsaufnahme zu machen, quasi eine Inventur Ihrer Zeit. Zeichnen Sie Ihre Aktivitäten auf, hier können Sie gleich erkennen, wie viel Zeit Sie für weniger sinnvolle Dinge verwenden. Streichen Sie die Dinge, die unnötig Zeit stehlen.

• Machen Sie sich klar, wie Ihr Tag aufgeteilt ist. Wie viel Zeit benötigen Sie für Ihre Arbeit, Ihr Studium oder Ihre Freizeit. Beobachten Sie sich dabei eine Woche lang und notieren Sie, wie viel Zeit Sie für welche Tätigkeit investieren.

• Nun beginnen Sie Ihre Woche schriftlich zu planen. Dabei werden die wichtigsten und dringendsten Dinge zuerst vermerkt. Dringende Dinge müssen in der Regel sofort oder innerhalb einer bestimmten Zeitspanne erledigt werden.

• Sorgen Sie auch für ausreichend Pufferzeiten. So sind Sie immer flexibel und können spontan dringende und wichtige Aufgaben erledigen.

• Weniger wichtige Aufgaben werden zum Schluss geplant. Hier könnten Sie überlegen, ob Sie nicht die eine oder andere Aufgabe streichen.

• Um die geplanten Aktivitäten auch umsetzen zu können, bedarf es der Setzung von Terminen. Die Termine sollten nicht zu knapp gesetzt werden, um eventuelle Koordinations- oder Organisationsschwierigkeiten zu vermeiden.

• Aufgaben, die für den geplanten Tag nicht erledigt wurden, werden in die Planung des nächsten Tages mitgenommen.

• Zu Beginn wird Ihre Planung vermutlich nicht perfekt sein, in der Praxis werden Unstimmigkeiten zu Tage treten oder es tauchen unvorhergesehene Ereignisse auf, die die Planung zunichte machen. Wichtig ist, dass Sie aus Ihren Fehlern lernen und Ihren Plan überarbeiten.

• Seien Sie flexibel, was heute geplant wurde, kann morgen schon wieder obsolet sein. Ihre Planung sollte eine Orientierungshilfe darstellen und keine starre Anordnung von Aktivitäten.

• Investieren Sie jeden Tag 5-10 Minuten für Ihre Planung. Gehen Sie am Abend oder in der Früh die Planung des bevorstehenden Tages durch.

• Noch ein Wort zum Schluss: Es kommt im Leben nicht darauf an, perfekt zu sein. Sie dürfen und sollen Fehler machen, Sie wären heute nicht an der Stelle im Leben, wo Sie jetzt sind, wenn Sie keine Fehler gemacht hätten.

 

Wie Sie den Plan erstellen, z.B. mit der Hand geschrieben oder in bunten Tabellen mit einem Softwareprogramm, bleibt Ihnen überlassen. Doch vergessen Sie bei all der Planung nicht auf Ihre Freizeit...

Autorin: Mag. Karin Puchegger