Den Arbeitsplatz strukturieren

Eine der häufigsten Ursachen für Stress am Arbeitsplatz ist der eigene Schreibtisch. Beim bloßen Anblick von Bergen aus unbeantworteten Briefen, angefangenen Arbeitsvorgängen und ausgedruckten Informationen sinkt die Motivation in den Keller und der Stress ist vorprogrammiert: „Wenn man minutenlang nach wichtigen Unterlagen suchen muss oder überhaupt nicht mehr weiß, welche Arbeitsvorgänge in den Stapeln lauern, fällt entspanntes Arbeiten schwer“, weiß Dr. Kubat, Betriebsärztin der TAUNUS Betriebskrankenkasse. Ordnung auf dem Schreibtisch ist deshalb nicht nur sprichwörtlich das halbe (stressfreie) Leben. Legen Sie zum Beispiel eine eigene Mappe für jedes Projekt an, an dem Sie arbeiten, und heften Sie darin alle Unterlagen thematisch und chronologisch ab. So haben Sie die Informationen immer schnell griffbereit und müssen sich bei einer Anfrage nicht erst durch die verschiedenen Papierstapel wühlen.

Auf dem Schreibtisch selbst sollte man am besten immer nur die Unterlagen liegen haben, die man gerade bearbeitet. Dann kann man sich besser darauf konzentrieren. Beginnen Sie nach Möglichkeit erst dann mit einer neuen Aufgabe, wenn Sie die alte abgeschlossen haben. „Wenn Sie alle fünf Minuten umdenken müssen, weil Sie zwischen verschiedenen Aufgaben hin und her springen, verlieren Sie wertvolle Zeit und kommen bei keiner Aufgabe wirklich zum Ende“, so Dr. Kubat. Öffnen Sie deshalb zum Beispiel auch neue E-Mails oder die Tagespost nicht immer sofort, wenn Sie im Postkorb landet, sondern erst dann, wenn Sie auch die Zeit haben, diese gleich zu bearbeiten. Dann bildet sich auch kein neuer (virtueller) Stapel mit unbeantworteten Briefen.

Damit Sie sich auch bei einer Vielzahl von Aufgaben nicht verzetteln, sollten Sie am Ende jedes Arbeitstages eine To-Do-Liste für den nächsten Tag anfertigen. Schreiben Sie alle Aufgaben, die Sie erledigen wollen, in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit auf ein Blatt Papier. Bleiben Sie beim möglichen Arbeitspensum aber realistisch und schreiben Sie nur so viele Aufgaben auf, wie Sie auch wirklich an einem Tag erledigen können. „Damit man auch bei wichtigen unvorhergesehenen Zusatzaufgaben nicht in Stress gerät, ist es besser, nur etwa 70 bis 80 Prozent des Arbeitstages mit festen Aufgaben zu verplanen“, rät Dr. Kubat. Sollten Sie dann doch mehr schaffen, ist dies eine zusätzliche Motivation. Bei langfristigen Projekten mit vielen verschiedenen


Aufgaben sollten Sie sich zusätzlich eine Wochen- oder Monatstübersicht anlegen auf der Sie vermerken, wann Sie die einzelnen Teilschritte erledigen müssen.

Auch wenn Sie Platz für unvorhergesehene Aufgaben in Ihrem Tagesplan freigelassen haben, sollten Sie sich nicht jedes Mal gleich Hals über Kopf in die neue Aufgabe stürzen, mit der ein Kollege vor Ihnen steht. Überlegen Sie in aller Ruhe, wie wichtig die neue Aufgabe im Vergleich zu den bereits auf Ihrer Liste stehenden Arbeiten ist und wo sie diese am besten in Ihren Terminplan einfügen können. Besonders wichtig: Geben Sie Ihrem Kollegen eine realistische Rückmeldung darüber, bis wann Sie die Aufgabe erledigen können. „Wenn man verspricht, dass man die Aufgabe sofort erledigt, obwohl man erst in der nächsten Woche damit anfangen kann, sind Stress und Ärger schon vorprogrammiert“, erklärt Dr. Kubat. Fragen Sie deshalb nach, bis wann die Aufgabe spätestens erledigt sein muss, oder geben Sie einen längeren Zeitraum für die Bearbeitung an.

Wenn Sie sich trotzdem einmal zu viel Arbeit aufgeladen haben, sollten Sie auch überlegen, ob ein Kollege Sie nicht unterstützen könnte.

Ärger mit Kollegen und hohe Ansprüche

Doch nicht nur die eigentlichen Aufgaben am Arbeitsplatz führen oft zu Stress. Auch äußere Einflüsse wie Ärger mit den Kollegen, persönliche negative Empfindungen oder zu hohe eigene Ansprüche können Stress verursachen.

Wenn man mit anderen Menschen zusammen arbeitet, ist es ganz normal, dass man sich auch mal über den anderen ärgert. Bevor Sie jedoch den ganzen Tag vor lauter Ärger über nichts anderes mehr nachdenken können, hilft es, sich anhand von drei Fragen bewusst zu machen, ob der eigene Ärger wirklich sinnvoll oder übertrieben ist: Ist die Sache, über die ich mich ärgere, wirklich wichtig? Habe ich Recht? Kann ich etwas ändern? „Wenn Sie eine der Fragen mit nein beantworten, sollten Sie sich nicht weiter die Laune vermiesen lassen“, rät Dr. Kubat. Wenn nicht sollte man den eigenen Ärger – am besten in einem ruhigen Gespräch mit dem Beteiligten – ansprechen.

Auch hohe eigene Ansprüche, wie zum Beispiel der, immer alles richtig und perfekt machen zu müssen, führen schnell dazu, dass man sich gestresst fühlt. Bei Angst vor Fehlern hilft es, sich nicht immer nur die schlimmstmöglichen Folgen des Fehlers vor Augen zu führen, sondern sich auch zu überlegen, was passieren wird, wenn alles perfekt läuft. Das tatsächliche Endergebnis wird mit hoher Wahrscheinlichkeit irgendwo in der Mitte liegen.

Machen Sie sich auch bewusst, dass niemand immer perfekt sein kann. Jeder Kollege, der Ihnen auf dem Flur begegnet, hat bereits Fehler gemacht, aber er bindet Ihnen diese – verständlicherweise – nicht unbedingt auf die Nase. Wenn Sie wirklich einen Fehler gemacht haben, sollten Sie sich also nicht tagelang mit Selbstvorwürfen bombardieren, sondern lieber überlegen, was Sie aus dem Fehler lernen können. Negative Verallgemeinerungen sind in jedem Fall falsch: Sie sind kein Versager, nur weil Sie einen Fehler gemacht haben.


Manchmal können auch einfache Alltagssituationen das Arbeitsleben schwer machen. „Viele Menschen neigen dazu, zufällige Dinge, die in Ihrem Umfeld
passieren, auf sich selbst zu beziehen und falsche Schlussfolgerungen zu ziehen“, weiß Dr. Kubat. Doch wenn der Kollege kurz angebunden ist, muss das nicht heißen, dass er Sie nicht mag oder dass Sie etwas falsch gemacht haben. Vielleicht ist er einfach nur schlecht gelaunt oder selbst im Stress. Wenn Sie unsicher sind, sprechen Sie den Kollegen einfach auf sein Verhalten an, bevor Sie sich den ganzen Tag Gedanken machen.

Pausen und Entspannung

Gerade wenn Sie viel Arbeit haben, sollten Sie zwischendurch unbedingt abschalten. Legen Sie deshalb zum Beispiel nach jeder erledigten Aufgabe eine kurze Pause ein und freuen Sie sich dabei bewusst auch über das Erreichen kleiner Etappenziele. Eine größere Mittagspause ist ganz besonders wichtig. „Besser noch als ein Aufenthalt in der Kantine ist dabei ein kleiner Spaziergang an der frischen Luft, denn Bewegung hilft beim Stressabbau“, weiß Dr. Kubat. Nehmen Sie deshalb auch tagsüber lieber mal die Treppe statt den Lift oder besuchen Sie ihre Kollegen doch mal persönlich, statt das Telefon zu benutzen.

Am Ende der Arbeitszeit sollten Sie auch endgültig Feierabend machen. Damit Sie nicht noch auf dem heimischen Sofa über zukünftige Aufgaben oder begangene Fehler nachgrübeln, hilft es, bewusst einen Zeitpunkt zu wählen, ab dem Ihr Feierabend, und damit Ihre Freizeit, offiziell beginnt. Dies kann zum Beispiel das Schließen der Bürotür, das Betreten der U-Bahn oder das Aufschließen der Haustür sein. Machen Sie sich bewusst, dass Sie ab jetzt Zeit für sich haben.

Die freie Zeit sollten Sie bewusst genießen. Planen Sie deshalb spannende Unternehmungen nicht nur für das Wochenende ein. Gehen Sie doch auch an einem Wochentag mal ins Kino, treffen Sie sich mit einer Freundin auf ein Glas Wein oder gönnen Sie sich ein entspannendes Bad zur Belohnung für die getane Arbeit.

Laden Sie sich aber nicht zu viele Freizeitaktivitäten auf. „Wer nach Feierabend versucht, Familie, Freunde und fünf Hobbies unter einen Hut zu bringen, stresst sich meist nur zusätzlich“, weiß Dr. Kubat. Überlegen Sie sich deshalb, welche Dinge Ihnen wirklich gut tun und planen Sie auch noch genug Zeit für einen erholsamen Schlaf ein. Dann sind Sie am nächsten Morgen entspannt und wieder fit für den Job.

Quelle: Taunus