Eine Frage der Zeit

Setzen Sie zeitliche Prioritäten nach dem Prinzip 60 : 40. Das heißt: 60 Prozent der Zeit wird für die eigentliche Arbeit eingeplant, 20 Prozent für unerwartete Aktivitäten und weitere 20 Prozent für spontane Aktionen. Berücksichtigen Sie dabei auch immer Ihre persönliche Leistungskurve. Unangenehme oder schwierige Aufgaben sollten Sie nicht unbedingt nach der Mittagspause einplanen, sondern gleich morgens, wenn Sie fit und voller Power sind.


Prioritäten setzen – das Eisenhower-Prinzip

Um der Flut der eingehenden Unterlagen Herr zu werden, teilte der ehemalige amerikanische Präsident Eisenhower die Sendungen in vier Kategorien ein: “Wichtiges und Dringendes” wurde als Erstes bearbeitet. “Dringendes”, also Terminsachen, kam als Nächstes an die Reihe, anschließend “Wichtiges”. Alles, was weder “wichtig noch dringend” war, wanderte in den Papierkorb. Sortieren Sie Ihre Aufgaben nach diesem System. Machen Sie eine Aktivitätenliste und legen Sie die Zeit pro Aufgabe fest. Kontrollieren Sie regelmäßig die Liste. Jedes erledigte Projekt wird abgehakt. Sie werden feststellen: Nach jedem Häkchen steigt die Motivation. 


Zum Abschluss kommen

Erledigen Sie die wichtigsten und dringendsten Aufgaben zuerst und wechseln Sie nicht zwischendrin zu einer anderen. Das erhöht die Motivation und erspart die immer wieder von neuem erforderliche Einarbeitungszeit.


Unangenehmes zuerst

Sind zwei Dinge gleich wichtig, ziehen Sie das Unangenehmere vor. Wer zum Beispiel nicht gerne mit unzufriedenen Kunden telefoniert, erledigt das am besten als Erstes. Denn unliebsame Aufgaben, die aufgeschoben werden, lähmen und blockieren. Ist die Sache jedoch vom Tisch, können Sie befreit das nächste Projekt angehen.


Tabula rasa

Ein aufgeräumter Schreibtisch sorgt nicht nur für Übersicht. Er erleichtert das Arbeiten und gibt Raum für Kreativität. Also alles vom Schreibtisch räumen, was nichts mit dem aktuellen Projekt zu tun hat. Unterlagen zu anderen Vorgängen lenken ab und vermitteln den Eindruck, in der Arbeit zu ersticken.


Ein “Nein” zur richtigen Zeit

In jedem Job gibt es auch dringende Fälle, die kurzfristig zwischendurch bearbeitet werden müssen. Diese sollten aber keinesfalls zur Tagesordnung werden. Deshalb ist es wichtig, mitunter auch mal “Nein” zu sagen. Vereinbaren Sie mit Kollegen oder Vorgesetzten einen realistischen Zeitraum, in dem Sie die vermeintlich dringenden Aufgaben erledigen können.


Minipausen zum Entspannen

Mehrere Stunden am Stück vor dem PC zu sitzen führt nicht nur zu Muskelverspannungen, sondern auch zu Leistungstiefs. Schalten Sie zwischendurch einfach ab. Kurze Entspannungsübungen bringen neue Power. Dazu gehört zum Beispiel die Tiefenatmung. Schließen Sie die Augen. Atmen Sie tief durch die Nase ein und fühlen Sie, wie sich die Bauchdecke langsam wölbt. Atmen Sie dann langsam durch den Mund wieder aus und beobachten Sie, wie der Bauch wieder flacher wird. Übung fünfmal wiederholen – am besten am geöffneten Fenster. Ebenfalls sehr entspannend wirkt die Stirnmassage. Dazu die

Fingerspitzen auf die Stirnmitte legen und dann langsam und sanft von der Mitte bis zu den Schläfen streichen. Das Ganze achtmal wiederholen. Sinnvoll sind drei bis fünf Minipausen von jeweils einer halben bis einer Minute pro Stunde.


Das Ausgleichsprogramm

Der Feierabend ist die Zeit zum Regenerieren. Lassen Sie also die Probleme des Arbeitsalltags im Büro. Wer das nicht schafft, sollte eine Abschaltstrategie entwickeln. Das heißt: Nach dem Arbeitstag steht zur Ablenkung erst einmal etwas Schönes auf dem Programm. Musik hören, kochen, meditieren, ein heißes Bad oder die Jogging-Runde um den Block schaffen den nötigen Abstand.

Quelle: DAK